Internet y el Correo Electrónico permiten a los negocios mejorar sus comunicaciones, el acceso a la información y reducir costes. Usados eficazmente también pueden ayudar a incrementar a eficiencia, encontrar nuevas oportunidades de negocio y trabajar de forma más cercana con clientes y proveedores.

Escoger un sistema de correo electrónico para cubrir las necesidades de una PYME con 5500 trabajadores puede ser sencillo siguiendo ciertas guías.

Esto implica escoger la mejor combinación en seguridad, movilidad, colaboración y facilidad de uso a más a más de las funciones básicas de recepción y envió de mensajes electrónicos.

La industria actual ofrece una variedad de software y servicios adecuados para las PYMES. Estos productos y servicios pueden ser colocados en dos amplias categorías; sistemas locales y sistemas remotos. Los sistemas remotos proporcionan gestión externa de hardware y software, junto con tareas básicas de administración permitiendo la administración de las cuentas a los clientes.

Escoger el tipo de servició para cada negoció es esencial. Este servició cada vez es más importante debido a que el correo electrónico convencional se convierte en una herramienta de comunicación móvil y de colaboración.

Los factores más importantes de decisión en este campo son:

• Seguridad: Esta cuestión se está convirtiendo extremadamente importante para las PYMES. Mientras que el correo electrónico ha sido históricamente menor blanco de amenazas, y exploits, las PYMES son cada vez más señaladas por ladrones del ciberespacio a causa de sus prácticas de seguridad más relajadas, especialmente si se compara con los niveles más altos de seguridad que se dan lugar en grandes empresas.
• Movilidad: Con más empleados estando fuera, la movilidad también se está convirtiendo vitalmente importante. Comunicaciones de cualquier lugar a cualquier lugar proporcionan al equipo móvil mejores datos a tiempo real con exactitud ayudando a estar en línea mediante pda’s, smartphones o portátiles.
• Colaboración: La productividad casi siempre mejora cuando el equipo local y remoto interactúan y trabajan en colaboración compartiendo emails, calendarios, contactos, tareas, notas, y mucho más.
• Administración: Para el usuario, el sistema de e-mail debe ser fácil de usar, requiriendo los mismo conocimientos que para usar un simple ordenador de trabajo. Los sistemas de correo deben proveer mensajería segura, movilidad y colaboración requiriendo el mínimo de atención e intervención. También deben proporcionar una rápida y fácil recuperación en caso de desastre sin necesidad de personal especializado.

El Correo electrónico puede ser seguro, móvil, colaborativo y fácil de usar además de asequible. También puede proporcional servicios como acceso inalámbrico, colaboración de grupos de trabajo, mensajería segura instantánea, sincronización de datos SyncML, WebMail, listas de correo, y en caso necesario una total integración con programas cliente de correo electrónico como Microsoft Outlook. El archivo y copias de seguridad junto con recuperación de desastres de forma rápida y sencilla también debe ser un requisito indispensable.